Comment réussir l’organisation d’un événement ? Cela peut être un mariage à préparer, ou une somptueuse réception d’anniversaire à organiser. Ou encore un séminaire professionnel à prévoir. En effet, de nombreux événements ponctuent la vie professionnelle comme personnelle. C’est l’occasion de se rassembler, de partager et de célébrer. Mais encore faut-il réussir l’organisation, depuis la base du projet jusqu’au Jour J.
Vous vous sentez un peu perdu ? Pas de panique ! Marius Conciergerie et Services, votre expert en événementiel, vous accompagne pour réussir l’organisation de votre événement.
Préparer les bases de l’organisation de votre événement
Avant de se lancer dans le concret, il faut d’abord préparer le terrain. Á l’image d’un architecte qui dessine le plan d’une maison avant de lancer les travaux de construction, l’organisateur d’événements doit élaborer la feuille de route de son projet. Vous conviendrez que des événements professionnels ne s’organisent pas de la même manière que des réceptions pour des mariages.
Pour assure la bonne organisation d’événements, il faut répondre à quatre questions de base.
- Pourquoi : quel est le l’objectif de l’événement ? Pour vous donner un exemple, une célébration familiale visera à réunir les membres afin de partager un moment convivial. Tandis qu’un salon professionnel ou des séminaires auront pour but de partager des idées entre collaborateurs. En gardant cet objectif en tête, il vous sera plus facile de rester focalisé et éviter de faire du hors-sujet.
- Où : l’emplacement géographique ne doit pas être bâclé. Il répond à une double problématique. D’un part, le lieu de votre événement est conditionné par sa taille, son esthétisme et son aspect pratique. D’autre part, son emplacement doit rester accessible pour vos invités (en voiture, transport en commun, accès à destination des personnes à mobilité réduite, etc.). La location de salle est donc un élément crucial !
- Qui : vous devez ici déterminer la typologie de vos invités. S’agit-il de membres de votre famille, d’amis, de collaborateurs professionnels ? Les attentes seront évidemment différentes en fonction du public visé. Demandez-vous également si des enfants seront présents, et quel sera leur âge. Il faudra prévoir tout ce qu’il faut afin de répondre à leurs besoins et à ceux de leurs parents. Surtout si vous prévoyez la présence de bébés et des tout-petits.
- Combien : c’est le moment de fixer le nombre d’invités. Gardez à l’esprit que plus le nombre de vos invités est important, plus complexe sera la gestion de l’événement. Cette question prend évidement en compte votre budget, qui reste un facteur déterminent.
Grâce à cette première ébauche, vous êtes sur la bonne voie pour réussir votre événement. Vous avez maintenant toutes les clés pour passer à la suite en établissant votre checklist !
Réunir les prestataires de votre événement
Impossible d’espérer réussir l’organisation d’un événement à vous seul ! Il vous faudra faire appel à des professionnels.
Bien entendu, différents secteurs vont intervenir : traiteur, décoration, photographe, équipe d’éclairage, agents d’animation… Tous ces professionnels forment une équipe qui va donner vie à votre événement. Vous allez être l’interlocuteur principal de cette équipe. Et en tant que coordonnateur, c’est à vous de fédérer et guider l’intervention des différents professionnels que vous engagez pour votre événement. Mieux vaut faire preuve d’organisation !
Comme pour préparer son déménagement, n’hésitez pas à prendre des notes et à tenir un agenda. Fixez-vous des objectifs dans le temps. Par exemple, fixez une date limite pour la préparation de la décoration ou la planification des animations. De même que pour l’envoi des invitations. Restez disponible pour répondre aux questions des prestataires. Nous vous conseillons également de conserver les e-mails et les messages échangés avec eux. Cela afin de suivre l’évolution de votre événement.
Penser aux imprévus durant l’organisation de votre événement
Un événement réussi, c’est un événement anticipé ! Bien entendu, vous n’avez pas des pouvoirs de devins, ni la maitrise complète de la logistique. Vous ne pouvez pas connaître à l’avance les imprévus qui vont perturber vos plans le jour J.
Cependant, il est toujours possible de prévoir des plans de secours au cas où l’organisation d’un évènement initiale ne se passe pas comme prévu. Considérons par exemple que vous organisiez un cocktail dinatoire en extérieur. Malgré les prévisions météo positives, un orage éclate. Avez-vous prévu un endroit pour que vos invités se réfugient ? Cet exemple sert à illustrer qu’il vous faut toujours un plan B. Vous serez ainsi toujours couvert au moindre imprévu. Cette souplesse d’organisation vous garantit le bon déroulement de l’événement, quoi qu’il arrive.
Vous aurez donc l’esprit serein : votre événement va bien se dérouler, quoi qu’il puisse arriver. C’est le gage de journées ou soirées réussies !
Garantir la sécurité
Parce qu’un événement réunit une foule plus ou moins importante, la sécurité constitue un enjeu central. Nous parlons ici à la fois de la sécurité de vos convives et celle de vos équipements.
La sécurité des invités implique un travail à multiples facettes. Il s’agit, en premier lieu, de la gestion des déplacements de vos invités. En second lieu, il faut se consacrer à la gestion des conflits qui pourraient enclencher une réaction en chaîne. Enfin, on doit se pencher sur les plans d’évacuation en cas de problème majeur (incendie, attaque criminelle, etc.).
La sécurité du matériel et de la sonorisation concerne l’ensemble des infrastructures du site. Cela concerne tout autant les lieux non-accessibles à vos invités que le matériel employé durant votre événement. Des dispositifs de sécurité (barrières, cordons et caméras de surveillance) sont déployés afin d’éviter le moindre risque.
Dans la plupart des cas, on fait appel à des sociétés de sécurité spécialisées. Des agents interviennent sur le site en vue de garantir une surveillance et une sécurisation des lieux. Il faut également savoir que la loi encadre les événements. Nous vous recommandons de vous rapprocher de votre préfecture pour connaître vos obligations en tant qu’organisateur.
Faire appel à un expert en événementiel
Vous l’aurez compris, organiser un événement exige du temps et de l’énergie. Et une bonne endurance, car c’est un projet à mener pendant des semaines, voire des mois. Le moindre oubli risque de provoquer une réaction en chaîne qui bouleverse toute la coordination de votre événement. Or, la réussite de ce dernier dépend du bon déroulement de son organisation. Et pour pérenniser cette organisation, le mieux reste de faire appel à un expert en événementiel.
L’expert en événementiel devient le principal coordinateur de votre projet. Vous en gardez l’entière direction et vous prenez les décisions. De son côté, le professionnel se charge de l’exécution et de l’ensemble des aspects techniques. Grâce à son savoir-faire, il vous guidera depuis la rédaction de la feuille de route jusqu’à la gestion de l’événement le jour J pour réussir l’organisation de votre événement.
Trop souvent, l’organisation événementielle est prise à la légère. Beaucoup trouvent tentant de se lancer seul à l’aventure. Pourtant, lorsqu’on invite plusieurs dizaines (voire plusieurs centaines) de personnes, il faut faire preuve d’une organisation irréprochable. Loin d’être superflue, l’expertise de professionnels de l’événementiel vous garantit cette irréprochabilité.
L’événementiel fait notamment parti des prestations que propose une conciergerie comme Marius Conciergerie et Services. Basés à Orange, notre service de conciergerie intervient sur l’ensemble du Vaucluse et ses alentours afin de vous aider dans l’organisation de vos événements. Pour vous, notre expertise assure votre sérénité d’esprit pendant toute la durée de préparation et, ainsi, réussir l’organisation de votre évènement. Et pour vos invités, devient la garantie d’un événement réussi !